Teknolojinin her geçen gün gelişmesiyle birlikte günümüzde pek çok şey dijital ortama taşındı. İmza da öyle. Öyle ki artık belge imzalamak için kalem kağıt gerekmiyor. Dijital dünyada tek tuşla belge imzalamak mümkün… Nasıl? Dediyseniz bu yazı tam da size göre. Dijital ortamda yapılan işlemlerin kimlik doğrulaması amacıyla kullanılan imza türüne elektronik imza denir. Islak imzanın dijital ortamdaki karşılığı olan E-İmza;  Elektronik ortamdaki belgelerin güvenli ve yasal olarak kullanılabilmesini sağlamakla birlikte  imzalayan kişinin kimliğini doğrulayan ve belgenin değiştirilmediğini garanti eden dijital bir şifreleme yöntemidir.

Elektronik İmza Nerelerde Kullanılır?

Elektronik İmza; Elektronik belgelerin ve dijital iletişimin güvenli bir şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılır. Yani, geleneksel ıslak imza olarak da tabir edilen, kâğıt üzerine atılmış imzanın dijital ortama taşınmış halidir de diyebiliriz. Elektronik İmza kullanıcısına yüksek güvenlik ve gizlilik sağladığından özellikle Kamu kurumları ve devlet daireleri Elektronik İmza kullanarak vatandaşlarla elektronik ortamda iletişim kurabilir ve dijital belgeleri hukuki olarak onaylayabilir. Örneğin, E-Devlet uygulamaları üzerinden vergi beyanı, seçmen kaydı gibi işlemler Elektronik İmza ile yapılabilir. Elektronik İmzanın diğer kullanım alanları ise şu şekildedir:

• Ticari sicil kayıt işlemlerinde (MERSİS)
•  Kurumlar arası e-posta ve e-belge iletişiminde
• Sözleşme ve tekliflerde
•  Elektronik arşivin yasal geçerli hale getirilmesinde
• Banka ve ödeme talimatlarında
• Personel elektronik bordro gönderimlerinde
• Performans, izin, fazla mesai ve masraf gibi talep ve onay formlarında

Kullanılabilir.

Ayrıca;  PDF, Word, Excel, XML, Autocad belgelerinin imzalama işlemlerini de Elektronik İmza ile yapabilirsiniz.

Elektronik İmzanın Özellikleri Nelerdir?

Elektronik İmza; Başka bir elektronik veriye (e-posta, e-belge, PDF, Powerpoint, Word, Excel vs.) eklendiğinde, bu veriyi imzalayan kişinin kimliğini doğrulama ve verinin bütünlüğünü yasal geçerli olarak garanti etme amacıyla kullanılır. Yani belgeler üzerinde yapılan herhangi bir değişiklik e-imza doğrulamasıyla tespit edilebilir.  Elektronik İmza, sahte imzayı önleyerek belgeler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmaksızın alıcıya aynen iletilmesini sağlar. Klasik ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.  

Elektronik İmza, bir elektronik belgenin hukuki olarak geçerli bir imza olarak kabul edilmesini sağlar. Elektronik İmza ile imzalanan belgeler, birçok ülkede elektronik imza kanunları tarafından tanınır ve mahkemelerce kabul edilir.

Elektronik İmza ile imzalanan belgelerin takip edilebilmesi sağlanır. İmzanın kim tarafından, ne zaman ve hangi şartlarda atıldığı kayıt altına alınır. Bu da belgeye ilişkin olası tartışmalarda delil sunma imkânı sağlar.

Elektronik İmza Kullanımının Faydaları Nelerdir?

• Elektronik İmza, kâğıt üzerinde yapılan imza işlemlerine göre çok daha hızlı ve kolay bir şekilde kullanılabilir. Belgelerin dijital ortamda imzalanması ve gönderilmesi sayesinde zaman ve kağıt tasarrufu sağlanır.
• Elektronik İmza, dijital olarak imzalanan belgelerin güvenilirliğini sağlar. Kimlik doğrulama ve şifreleme yöntemleriyle belgelerin değiştirilmesi veya sahtecilik girişimleri engellenir. Bu da belgelerin bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti altına alır.
• Elektronik İmzalı belgeler kâğıt üzerindeki imzalarla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu da e-İmza kullanarak yapılan işlemlerin resmi ve yasal olarak kabul edildiği anlamına gelir.
• Elektronik İmza maliyetleri azaltır. Elektronik ortamda işlemlerin yapılması ve belgelerin dijital olarak saklanması, uzun vadede maliyet tasarrufu sağlar.
• Elektronik İmza, uzaktan çalışma veya işlemlerin gerçekleştirildiği durumlarda büyük bir avantaj sağlar. Belge imzalama ve onaylama süreçlerini uzaktan yönetmek mümkün olur, bu da iş birliğini kolaylaştırır ve mesafeleri ortadan kaldırır.

Kimler E-İmza Kullanabilir?

Dijital ortamda belge imzalayan doktor, mali müşavir, muhasebeci, eczacı, avukat gibi meslek grubu mensuplar elektronik imza alabilir. Elektronik İmza alımı bireysel düzeyde olduğu gibi toplu olarak kurumsal düzeyde de yapılabilir. Kısacası “Kimler Elektronik İmza alabilir?” sorusunun yanıtı oldukça geniş bir grubu kapsar.

EDM E-İmza Nasıl Alınır?

EDM Elektronik İmza almak için;  Nitelikli Elektronik  Sertifika sahiplerinin e-imza kullanmaya başlamadan önce 5070 sayılı kanuna göre yüz yüze kimlik tespiti yapılması gerekmektedir. Türkiye genelinde yaygın Elektronik Dönüşüm Merkezlerimizi ziyaret ederek,  ya da 0850 723 63 36 nolu müşteri hizmetlerimizi arayarak elektronik imzanızı yerinizde anında teslim alabilirsiniz. Diğer bir seçenek ise Noter kanalı ile yaptırabileceğiniz kimlik tespit belgenizi E-İmza için gerekli evraklarla birlikte EDM Bilişim A.Ş. adresine göndermek olacaktır.

EDM E-İmza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

1. Bireysel Başvuru:
2. T.C. Kimlik No’sunun yazılı olduğu kimlik veya sürücü belgesi fotokopisi
3. Nitelikli Elektronik Sertifika ‘’NES’’ başvuru formu ve ‘’NES’’ son kullanıcı taahhütnamesi.
4. Kurumsal Başvuru:
5. T.C. Kimlik No’sunun yazılı olduğu kimlik veya sürücü belgesi fotokopisi
6. Her bir kullanıcı için Nitelikli Elektronik Sertifika ‘’NES’’ başvuru formu ve ‘’NES’’ son kullanıcı taahhütnamesi.
7. 6 ay içinde alınmış Ticaret Odası faaliyet belgesi ve imza sirküleri
8. Kurumda, çok sayıda kullanıcı için imza talebi söz konusu olduğunda ayrıca imzalanmış ‘’Kurumsal Başvuru Sözleşmesi’’.